Tijdelijke administratieve lastenverlichting

Subsidieverantwoording is in sommige gevallen een draak van een taak. Per stagiaire, leerling of medewerker die een opleiding of training heeft gevolgd zijn één of meerdere documenten nodig ter verantwoording. Veel van deze documenten zijn lastig te achterhalen of moeten speciaal voor de subsidie worden opgesteld.

En toen was daar opeens corona, het ‘nieuwe normaal’ waarin moet worden thuisgewerkt en we 1,5 meter afstand moeten houden. We zien steeds minder mensen fysiek op de werkvloer en dit zorgt voor nog meer obstakels bij het verzamelen van de documentatie voor de subsidieverantwoording. Zo is bijvoorbeeld het verzamelen van meerdere handtekeningen op hetzelfde papier bijna onmogelijk geworden, terwijl dat toch vaak een vereiste is bij subsidieverstrekkers.

Deze situatie doet de druk op de zorg alleen maar verder toenemen. Gelukkig signaleerden de subsidieverstrekkers dit ook en hebben zij enkele (tijdelijke) maatregelen aangekondigd voor het verminderen van de administratieve lasten voor opleidingssubsidies. Zorginstellingen hebben hierdoor tijdelijk wat meer ademruimte gekregen, maar is deze tijdelijke lastenverlichting wel voldoende? En is het niet mogelijk om tijdelijk om te zetten in permanent?

Subsidieverantwoording: van fysiek naar digitaal

OAZ ondersteunt organisaties onder meer bij de opleidingssubsidies Stagefonds, Praktijkleren en SectorplanPlus. Zo signaleren we de doelgroepen voor de regelingen en verzamelen en beoordelen we de nodige documentatie. Hierin herkennen wij dat administratieve verantwoording voor veel organisaties een knelpunt vormt.

Tot vijf jaar geleden kwamen we nog veel fysieke mappen met leerlingenadministratie tegen. Inmiddels wordt dit steeds meer volledig digitaal ingericht. Zo zien we bijvoorbeeld een enorme toename aan opleiders die kiezen voor digitale handtekeningen op hun beroepspraktijkvormingsovereenkomsten (BPV-overeenkomst).

Omdat we zo dicht op de materie zitten en samen met veel organisaties de subsidieadministratie verzorgen, weten wij goed waar de knelpunten liggen. We zijn daarom doorlopend in gesprek met de subsidieverstrekkers, werkgevers en opleiders. Samen met hen streven we ernaar om de benodigde subsidieadministratie beter aan te laten sluiten op de aanwezige administratie bij organisaties.

De (tijdelijke) maatregelen voor administratieve lastenverlichting

Een aantal struikelpunten die we vaak zien terugkomen zijn dankzij de corona-versoepelingen tijdelijk opgelost. De volgende maatregelen zijn namelijk genomen:

1. Uitstellen van deadlines;
2. Versoepeling van de voorwaarden van presentielijsten bij trainingen;
3. Vereenvoudigde verantwoording voor tijdvak 4 van SectorplanPlus;
4. Vervallen van facturen en betalingsbewijzen voor BBL en hbo-duaal.

1. Verplaatsing van deadlines

Met name bij de subsidieregeling SectorplanPlus is de administratieve last hoog. Er zijn veel (tussentijdse) deadlines en er dienen verschillende documenten verzameld te worden om de aangevraagde subsidie te onderbouwen. Deze deadlines hebben direct invloed op het subsidiebedrag dat een organisatie kan ontvangen.

Als een deadline niet wordt gehaald, kan dit bedrag veel lager uitvallen. Wijzigingen en aanvullingen op een later moment zijn namelijk niet mogelijk.

De deadlines van 1 april 2020 en 1 juli 2020 zijn verplaatst naar 1 oktober 2020. Op deze datum moeten nu alle deelnemers aan tijdvak 3 geregistreerd te zijn in het webportal SectorplanPlus. Ook dient de verantwoording van tijdvak 1 volledig te zijn afgerond.

Het uitstellen van deze deadlines was absoluut noodzakelijk voor de aanvragers. De afgelopen maanden hebben zorginstellingen namelijk alle tijd nodig gehad om zich volledig te richten op patiëntenzorg. Daarnaast was het voor veel organisaties niet mogelijk om de benodigde stukken aan te leveren. Presentielijsten en certificaten worden veelal fysiek bijgehouden en lagen bij veel organisaties nog op kantoor terwijl het kantoorpersoneel vanuit huis werkte.

2. Versoepelingen registratie presentie bij trainingen

Naast het uitstellen van de deadlines voor tijdvak 1 en 3 heeft de subsidieverstrekker een versoepeling ingevoerd ten aanzien van de presentielijsten. Tot enkele maanden geleden was het verplicht de lijsten tijdens een training handmatig te laten ondertekenen door alle deelnemers en de docent.

Omdat trainingen dit jaar voornamelijk op afstand plaatsvinden heeft de subsidieverstrekker de verplichting voor het tekenen van de lijsten door de deelnemers tijdelijk laten vervallen. De docent is hier nu verantwoordelijk voor. Hij of zij registreert en bevestigt de namen van de deelnemers die aan- of afwezig zijn. Vervolgens tekent de docent de presentielijst en geeft dat het gaat om een training op afstand. Zo weet de subsidieverstrekker of de deelnemers in de gelegenheid zijn geweest om de lijst te tekenen. Bij trainingen op locatie zijn deelnemers wel nog steeds verplicht om hun handtekening te zetten.

Door de versoepeling is het nu mogelijk om ook trainingen op afstand mee te nemen in de verantwoording voor SectorplanPlus. Deze versoepeling is tijdelijk maar wij pleiten ervoor dat het structureel wordt. Een structurele versoepeling van het trainen op afstand maakt het voor veel organisaties namelijk veel haalbaarder om de kosten, en daarmee de subsidieverantwoording, op orde te brengen voor dergelijke trajecten.

Aangezien het om relatief lage bedragen gaat (per deelnemer ca. € 30 per dagdeel t.o.v. € 2.500,- per BBL per schooljaar) kiezen organisaties er regelmatig voor om deze trajecten niet mee te nemen in de verantwoording, juist omdat de presentielijsten aan zoveel voorwaarden moeten voldoen.

3. Vereenvoudigde verantwoording voor tijdvak 4

Al voor corona zag de subsidieverstrekker in dat de administratieve last verbonden aan de subsidieregeling SectorplanPlus hoog is. Vanaf tijdvak 4 is het daarom mogelijk om te kiezen voor een vereenvoudigde verantwoording van de trainingen die vallen in categorieën C2, D of E.

Bij de verantwoording kan gekozen worden voor ‘werkelijke kosten’ (de huidige wijze van verantwoorden) of ‘prestatie-eenheden’. Bij prestatie-eenheden is de verantwoordingslast teruggebracht naar twee documenten, te weten een loonstrook en een prestatieverklaring. De subsidie wordt hierbij berekend op basis van vastgestelde normtarieven.

Er wordt niet meer gekeken naar de werkelijke kosten van een training waardoor het overleggen van facturen en betaalbewijzen niet meer nodig is. Voor de trainingen die gestart zijn in de tijdvakken 1, 2 en 3 blijft het verzamelen en uploaden van deze documenten wel noodzakelijk.

4. Vervallen facturen en betalingsbewijzen

Een andere versoepeling, die overigens ook al voor de coronatijd werd aangekondigd, is het vervallen van facturen en betaalbewijzen voor BBL en hbo-duaal leerlingen die een arbeidscontract voor minder dan 24 uur per week hebben, de zogeheten categorie C1. Met name het aanleveren van de betaalbewijzen bleek voor veel organisaties lastig. Facturen worden vaak betaald in een batch waardoor ook deze aanvullende batchlijsten moeten worden toegevoegd aan de subsidieverantwoording.

Als een organisatie te lang wacht met het verzamelen van de betaalbewijzen wordt het steeds lastiger om de betaling naar boven te krijgen. Bij de meeste banken meeste banken zijn betalingen na iets meer dan een jaar niet meer zichtbaar in het (digitale)  betalingsoverzicht. Ook voor deze trajecten geldt dat subsidie voor sommige organisaties komt te vervallen door het ontbreken van administratie.

OAZ heeft zelf ook een versimpeling in het leven geroepen voor dit struikelblok. We hebben namelijk een ‘Verklaring van Betaling’ ontwikkeld die de betaalbewijzen kan vervangen. Hiermee bevestigt de opleider waarvan de factuur afkomstig is dat de factuur betaald is door de zorgorganisatie. De betaalbewijzen zijn voor hbo deeltijd, mbo derde leerweg en trainingen namelijk steeds nodig.

Zorgen voor patiënten

De afgelopen maanden heeft de subsidieverstrekker met verschillende maatregelen de administratieve lasten voor zorgorganisaties verlicht. De maatregelen hebben nog lang niet alle administratie versimpeld want er dienen nog altijd verschillende documenten verzameld en geüpload te worden.

Maar, de verlichting heeft er wel voor gezorgd dat zorginstellingen zich de afgelopen maanden hebben kunnen bezig houden met waar zij goed in zijn, namelijk het zorgen voor patiënten. Wij hopen dat een aantal van de versimpelde maatregelen structureel kunnen worden doorgevoerd zodat zorginstellingen zich ook in de toekomst kunnen blijven focussen op hun kerntaak.