Starten er binnenkort bij jou nieuwe praktijkstudenten? Het administreren van de nodige documentatie is een flinke klus. Door nu de juiste voorbereidingen te treffen bespaar je extra werk achteraf. In dit artikel geven we je vijf tips voor het realiseren van de perfecte subsidieadministratie voor Praktijkleren.

Tip 1: Begin op tijd!

Voorkom last-minute werkdruk door op tijd te beginnen met de vastlegging van de nodige subsidieadministratie. De regeling werkt niet op basis van het principe ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’, maar de voorbereiding op de aanvraag vereist veel tijd en moet nauwkeurig gebeuren. Constateert RVO later fouten in je verantwoording? Dan kan RVO een deel of het volledig uitbetaalde subsidiebedrag terugvorderen.

Het op tijd beginnen met de registratie van de doelgroep en administratieve vastlegging geeft je de ruimte om uitzonderingen te herkennen. Zijn er bijvoorbeeld leerlingen bij jou in dienst vanuit verschillende onderwijscategorieën? En hoe ontvang je alsnog subsidie voor leerlingen die vroegtijdig gestopt zijn met de opleiding? Er zijn aardig wat uitzonderingen om rekening mee te houden!

Start met het in beeld brengen van de doelgroep voor het schooljaar. Let hierbij goed op dat de crebo code van de opleiding is geregistreerd als subsidiabel leertraject. Breng daarna de uitzonderingen binnen de doelgroep in beeld, zodat je straks een overzicht hebt van de administratieve vereisten per leerling. Vervolgens kun je alle betrokkenen, zoals de praktijkopleider en de leerling, op de hoogte stellen van de nodige documenten die in het schooljaar moeten worden verzameld. Houd verder vinger aan de pols op vaste momenten in het jaar. Zo heb je straks alles in orde voor het indienen van een volledige aanvraag!

Tip 2: Stel formats op

Als leerbedrijf moet je kunnen aantonen dat voor een specifiek schooljaar recht hebt op Praktijkleren subsidie. Per leerling moet je beschikken over de nodige administratieve documentatie, zoals een praktijkovereenkomst, aanwezigheidsadministratie en verschillende begeleidingsdocumenten.

De subsidieverstrekker voorziet niet voor ieder verantwoordingsdocument in de formats om je aanvraag te onderbouwen. Je bent als leerbedrijf dus zelf verantwoordelijk dat de administratie bij jouw aanvraag voldoet aan alle wettelijke vereisten. Het opstellen van deze verantwoordingsdocumenten kan een flinke klus vormen, zeker als je veel leerlingen in dienst hebt én meerdere praktijkopleiders de dagelijkse begeleiding verzorgen. Voorkom het risico dat de documenten een eigen leven gaan leiden.

Creëer voorafgaand aan het nieuwe schooljaar eenduidige formats op. De tijdsinvestering die nodig is om de formats op te stellen betaalt zich later dubbel en dwars terug. Zo neem je onduidelijkheden weg over welke informatie er nodig is van de betrokken praktijkopleiders en leerlingen, ook herken je sneller verschillen in de vastlegging waar je direct op kunt bijsturen.

Tip 3: Plan vaste evaluatiemomenten in

Voor de verantwoording zijn gedurende het schooljaar meerdere beoordelingsdocumenten nodig die door zowel de praktijkopleider als de leerling zijn getekend. Uit ervaring blijkt dat veel organisaties er te laat achter komen dat begeleidingsdocumenten missen. Als de leerling vroegtijdig is gestopt met de opleiding, kan het lastig zijn de nodige begeleidingsdocumenten nog te verzamelen.

Door het inplannen van vaste evaluatiemomenten bewaak je de begeleiding als onderbouwing van de aanvraag. Zo krijg je ook beter inzicht of het begeleidingstraject van de leerling goed verloopt.

Tip 4: Registreer aanwezigheid nauwkeurig

Na verstrekking van het toegekende subsidiebedrag voert RVO controles uit. Dit wordt steekproefsgewijs gedaan. Tijdens deze controle wordt gekeken of de juiste administratie als onderbouwing van je aanvraag aanwezig is. Ook wordt er gekeken naar het aantal weken of maanden dat begeleiding is geboden.

Voor iedere leerling waarvoor je hebt aangevraagd dient een aanwezigheidsadministratie aanwezig te zijn. Alleen weken waarin daadwerkelijk begeleiding is gegeven tellen mee voor de aanvraag. Weken dat de leerling afwezig was als gevolg van ziekte of verlof kunnen bijvoorbeeld niet worden meegenomen in de aanvraag Praktijkleren. Een schooljaar bestaat uit 52 weken, je kunt echter voor maximaal 40 weken aanvragen.

De vastlegging kan aan de hand van een dienstrooster, waarin je verwerkt welke weken de leerling géén begeleiding heeft ontvangen. Deze breng je in mindering op de aanvraag.

Tip 5: Bewaar je subsidieadministratie goed

Als leerbedrijf heb je een bewaarplicht van 5 jaar voor de documenten die onderdeel zijn van een verstrekte subsidie. Bewaar deze altijd op één centrale plaats. Mocht RVO later een controle uitvoeren en word je gevraagd naar administratie van voorgaande schooljaren? Dan bespaar je veel tijd door de nodige gegevens snel beschikbaar te hebben.

Het vaststellen en administreren van een subsidie als Praktijkleren wordt bij veel organisaties handmatig gedaan. Dit hoeft tegenwoordig niet meer! Voor de vastlegging van je subsidieadministratie kun je gebruik maken van een digitale oplossing.

MijnOAZ is een van de systemen die daarin voorziet. Middels deze online tool komt onze persoonlijke aanpak samen met een realtime monitoring van jouw subsidiestromen. Dan hoef je dus geen Excellijstjes of papieren dossiermappen meer bij te houden, maar zit alles in één online systeem.

Bovenstaande situatie is gespitst op de BBL. Praktijkleren is echter voor meerdere doelgroepen toepasbaar, de details en fijne finesses kunnen dan iets afwijken. Voor meer informatie hieromtrent, kan je contact opnemen met OAZ.

Vragen?

Heb je vragen over de bovenstaande tips of ben je op zoek naar een vast team van specialisten die je volledig ontzorgen in het subsidietraject voor Praktijkleren? Neem dan contact op met Suzie Rohling via info@oaz.nl of bel 088 5600 700.