Een correcte subsidieadministratie is essentieel voor SBB-erkende leerbedrijven die praktijkstudenten begeleiden. Het administreren van de nodige documentatie is voor jou als stageaanbieder een flinke klus. Door tijdig en zorgvuldig alle documenten vast te leggen, voorkom je problemen bij de subsidieaanvraag en -controle. Graag helpen we je op weg. In dit artikel lees je:
- hoe je een waterdichte subsidieaanvraag opstelt;
- waarom duidelijke formats tijd besparen;
- hoe je ontbrekende documenten voorkomt met evaluatiemomenten;
- het belang van een nauwkeurige aanwezigheidsadministratie;
- hoe je subsidieadministratie veilig bewaart volgens de bewaarplicht.
Om te zorgen dat je al deze belangrijke aspecten meeneemt, kun je hier alles leze over Praktijkleren.
Begin op tijd met je subsidieadministratie
Een succesvolle subsidieaanvraag begint bij een zorgvuldige voorbereiding. Registreer op tijd de benodigde gegevens en vermijd stress en fouten. De RVO kan bij onjuistheden het subsidiebedrag terugvorderen, wat grote financiële gevolgen kan hebben.
Om fouten te voorkomen, is het van belang om de juiste opleidingscode (voorheen crebo) correct te registreren. Daarnaast moeten praktijkopleiders en studenten tijdig geïnformeerd worden over de benodigde documenten. Door vaste evaluatiemomenten in te plannen, zorg je ervoor dat de administratie op orde blijft en onvolledige aanvragen worden voorkomen.
Gebruik duidelijke formats voor een waterdichte subsidieaanvraag
Om versnippering van documentatie te voorkomen, is het handig om gestandaardiseerde formats te gebruiken. Dit verhoogt de efficiëntie en vermindert fouten, vooral bij grote aantallen studenten. Zorg ervoor dat de belangrijkste documenten, zoals de praktijkovereenkomst, aanwezigheidsregistratie en begeleidingsdocumenten, uniform worden vastgelegd. Een gestandaardiseerd format helpt praktijkopleiders om eenvoudig en consequent gegevens bij te houden.
Plan evaluatiemomenten in en voorkom ontbrekende documenten
Veel leerbedrijven ontdekken pas bij de subsidiecontrole dat documenten ontbreken. Dit kan leiden tot het mislopen van subsidies. Door structureel evaluatiemomenten in te plannen, blijf je op tijd op de hoogte van ontbrekende stukken.
Hoe zorg je voor een up-to-date administratie?
- plan driemaandelijkse controles om te controleren of alle documenten aanwezig zijn;
- houd bij welke documenten ontbreken en vraag deze tijdig op;
- zorg voor een checklist waarmee praktijkopleiders eenvoudig hun administratie kunnen controleren.
Nauwkeurige aanwezigheidsregistratie: essentieel voor subsidiecontrole
De RVO voert regelmatig steekproefsgewijze controles uit. De subsidieaanvraag moet kunnen onderbouwen hoeveel weken en maanden begeleiding is geboden. Alleen weken waarin daadwerkelijk begeleiding is gegeven tellen mee. Weken waarin de student afwezig was door ziekte of verlof, mogen niet als subsidiabele week worden geregistreerd.
Omdat een schooljaar uit 52 weken bestaat, maar maximaal 40 weken gesubsidieerd kunnen worden, is het noodzakelijk om een aanwezigheidsadministratie (bijvoorbeeld via een dienstrooster) bij te houden. Zo wordt precies vastgelegd welke weken de student aanwezig was en begeleiding kreeg.
Subsidiedocumenten veilig bewaren: voldoe aan de bewaarplicht
Leerbedrijven zijn verplicht om subsidie documenten minimaal vijf jaar te bewaren. Dit kan een administratieve uitdaging vormen, vooral bij handmatige verwerking. Een digitaal archiefsysteem biedt uitkomst en zorgt voor efficiënter beheer van de subsidieaanvraag.
Door digitale opslag:
- heb je snel toegang tot alle documenten bij een RVO-controle;
- verminder je administratieve fouten;
- houd je de subsidiedocumenten overzichtelijk zonder papieren dossiers.
MijnOAZ biedt een efficiënte manier om subsidiestromen te monitoren en administratie digitaal bij te houden.
Hulp nodig met je subsidietraject?
Een waterdichte subsidieadministratie is cruciaal voor leerbedrijven die financiële ondersteuning willen ontvangen. Door vroeg te starten, duidelijke formats te hanteren en regelmatige controles uit te voeren, voorkom je problemen bij de subsidiecontrole.
Hulp nodig bij jouw subsidietraject? Neem contact met ons op via info@oaz.nl of bel 088 5600 700. Bekijk ook onze pagina over opleidingssubsidies voor meer informatie.
