In december 2020 werd het vernieuwde accountantsprotocol voor de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg (KiPZ) gepubliceerd. Een complexe regeling, met een minstens net zo complexe aanvraagprocedure. Ten opzichte van het protocol voor het subsidiejaar 2019 zijn er een aantal wijzigingen opgenomen om de verantwoording voor de studiejaren 2020 tot en met 2022 soepeler te laten verlopen.

Eind januari zijn de wijzigingen en eisen van het accountantsprotocol KiPZ toegelicht in een webinar. Uiteraard was OAZ hierbij van de partij! Onze HR-specialist Iris Bouwhuis heeft de belangrijkste wijzigingen en afspraken in dit artikel voor je op een rij gezet.

Nieuwe afspraken voor KiPZ-aanvraag 2020

De impact van Covid-19 zien we ook terug in de manier van opleiden binnen ziekenhuizen. Een deel van de opleidingsactiviteiten heeft geen doorgang gevonden, en tegelijkertijd zien we dat er een aangepaste vorm van scholing heeft plaatsgevonden in het kader van de zorg voor Covid-19 patiënten. Deze scholingsvormen sluiten niet aan bij de opleidingsactiviteiten die onderdeel uitmaakten van de KiPZ-aanvragen voor 2019. Vanwege de ‘nieuwe situatie’ zijn er een aantal bestuurlijke afspraken gemaakt, welke gelden voor iedere organisatie die een KiPZ-aanvraag voor 2020 heeft gedaan. Het gaat daarbij om de volgende afspraken:

1. Uitgevoerde opleidingsactiviteiten (binnen het opleidingsjaarplan en strategisch opleidingsplan) worden conform de KiPZ-regeling verantwoord;

2. Alternatieve opleidingsactiviteiten, passend binnen de regeling, worden conform de KiPZ-regeling verantwoord. Hier wordt ruimte geboden om af te wijken van het opleidingsjaarplan. Eventuele Covid-19 gerelateerde scholing mag als alternatieve activiteit worden toegelicht in het activiteitenverslag;

3. Kosten die niet onder de twee voorgaande punten verantwoord kunnen inzichtelijk worden gemaakt in de KiPZ-verantwoording voor 2020. Bijvoorbeeld omdat een activiteit niet heeft kunnen plaatsvinden, maar er wel kosten zijn gemaakt in de voorbereidingen;

4. De resterend verleende subsidie die niet verantwoord kan worden onder de voorgaande drie punten dien je toe te lichten in de verantwoording voor 2020. Deze toelichting leg je vast in het activiteitenverslag. Dit activiteitenverslag is geen onderdeel van de jaarlijkse accountantscontrole. Kan je als aanvragende organisatie niet het volledig beschikte subsidiebedrag verantwoorden? Dan wordt het bedrag waarover je niet kan verantwoorden niet teruggevorderd.
Let op: dit geldt alleen voor het subsidiejaar 2020.

De wijzigingen in het accountantsprotocol KiPZ 2020

Van controle naar beoordeling

De eerste, en misschien wel belangrijkste, wijziging in het accountantsprotocol is dat de accountant geen controle- maar een beoordelingsverklaring afgeeft. De uitgebreide steekproeven uit 2019 vervallen en dus wordt de omvang van de accountantscontrole aanzienlijk kleiner. Het sleutelwoord is hier ‘plausibel’; de gemaakte kosten moeten door de accountant als aannemelijk worden bevonden. Pas wanneer uit een controle blijkt dat de kosten mogelijk niet plausibel zijn, zal er worden besloten om de achterliggende documenten nader te onderzoeken.

Op voorhand uitspraken over leermanagement- en roostersystemen

Veel accountants hadden bij de KiPZ-verantwoording van 2019 moeite met het bepalen van de waarde van de documentatie uit verschillende systemen. Dit ging vooral om leermanagement- en roostersystemen. Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft daar dit jaar op voorhand al uitspraken over gedaan. De uitdraaien van deze systemen zijn als plausibel en bruikbaar bevonden. Hier hoeft de accountant bij de KiPZ-aanvraag voor 2020 dus geen extra werk voor te verrichten.

Vaste tarieven

In het nieuwe KiPZ-accountantsprotocol is het nu mogelijk om te kiezen voor verschillende routes van verantwoording. Route 1 werkt met een verantwoording op basis van de werkelijke kosten. Route 2 werkt met standaard uurtarieven. In ons artikel over de aanvraag van de KiPZ 2021 lichten we deze routes uitgebreid toe.

Daarnaast is het mogelijk om de duur van opleidingsactiviteiten te normeren. Als aanvrager kun je zelf bepalen hoeveel uur er staat voor een opleiding of training, zolang deze valt binnen de plausibiliteitsnorm. Ga je deze normuren vaststellen, neem dan ook de voorbereidingstijd en zelfstudie hierin mee.

Vragen over de verantwoording

Bij OAZ ervaren we dat veel organisaties praktische vragen hebben omtrent de verantwoording. Om onduidelijkheden uit de lucht te halen geven we meteen antwoord op de meest voorkomende vraag:

Hoe gaan we om met facturen en collegegeld die betrekking hebben op twee kalenderjaren?

Voor de facturen is het mogelijk om deze of in 2019 of in 2020 mee te nemen in de verantwoording. Overschrijd het collegegeld meerdere kalenderjaren? Boek deze dan volledig in het jaar waarin betaling heeft plaatsgevonden, of splits deze op en spreid 50/50 over beide kalenderjaren.

Het is aan de aanvragende organisatie om een keuze te maken in de beschikbare opties én deze consistent aan te houden zolang de regeling loopt. Ons advies is om dit vroegtijdig met je accountant de bespreken en de keuze vervolgens voor alle subsidiejaren vast te leggen.

In de gepresenteerde afspraken en wijzigingen in het accountantsprotocol is ruimte voor organisaties om zoveel mogelijk opleidingsactiviteiten te verantwoorden. Voor het subsidiejaar 2020 is toegezegd dat er geen terugvordering van uitbetaalde subsidiegelden voor KiPZ zal plaatsvinden. Voor de subsidiejaren 2021 en 2022 ligt dat weer anders.

Het beste is om je nu te richten op het inrichten van het proces voor de KiPZ 2021 en 2022. Zo heb je bij het volgende aanvraagmoment de administratieve verantwoording op orde en sluit dit aan bij het nieuwe accountantsprotocol.

Belang van een goede administratie

Ben je op zoek naar ondersteuning bij deze inrichting of ben je op zoek naar advies over subsidiemogelijkheden van opleidingsactiviteiten binnen je organisatie? Neem dan contact op met Iris Bouwhuis via info@oaz.nl of bel direct 088 5600 700.