De de-minimisregeling is voor veel zorgorganisaties geen onbekend begrip. Toch is er per januari iets wezenlijks verandert: het de-minimisregister is online. Daarmee wordt het ontvangen van subsidies en andere vormen van overheidssteun transparanter, maar ook formeler. Wat houdt de de-minimisregeling ook alweer in, wat verandert er door het register en waar moet je als organisatie nu extra scherp op zijn?
Een samenvatting: wat is de de-minimisregeling?
De de-minimisregeling maakt het mogelijk dat overheden financiële steun kunnen verlenen aan ondernemingen zonder dat dit wordt gezien als ongeoorloofde staatssteun. Voor zorgorganisaties geldt een maximum van 300.000 euro over een periode van drie belastingjaren. Binnen dit bedrag wordt aangenomen dat de steun te beperkt is om het Europese handelsverkeer te verstoren.
Deze regeling wordt veel toegepast bij subsidies, waaronder opleidingssubsidies. In de beschikking van een subsidie staat altijd vermeld of het om geoorloofde staatssteun gaat of om de-minimissteun. Alleen die laatste telt mee voor het genoemde maximum.
Hoe werkt de de-minimis in de praktijk?
Bij elke subsidieaanvraag moet worden beoordeeld of sprake is van staatssteun. Als dat zo is en de steun als ongeoorloofd wordt aangemerkt, valt deze onder de de-minimisregeling. Alle de-minimissteun binnen het lopende belastingjaar en de twee voorgaande jaren telt mee voor het maximum van 300.000 euro.
De bijbehorende periode is een zogenoemde ‘rollende periode’. Dat betekent dat de drie belastingjaren niet vaststaan, maar meebewegen met het moment waarop je een nieuwe de-minimisverklaring ondertekent. Dit maakt een goede en actuele administratie essentieel.
Wat verandert er met het online de-minimisregister?
Tot voor kort lag het bijhouden van ontvangen de-minimissteun volledig bij de organisatie zelf. Met de komst van het online de-minimisregister komt daar een centrale registratie bij. Subsidieverstrekkers zijn verplicht om verleende de-minimissteun vast te leggen in dit register. Dat biedt voordelen, zoals meer inzicht en minder kans op onbedoelde overschrijding. Tegelijkertijd betekent het niet dat de verantwoordelijkheid volledig verschuift. Organisaties blijven zelf verantwoordelijk voor het controleren van hun de-minimispositie. Het register is een hulpmiddel, geen vervanging van de eigen administratie.
Wat als je de grens overschrijdt?
De de-minimisregeling kent een harde grens. Ontvang je meer dan het toegestane maximum, dan is sprake van ongeoorloofde staatssteun. Het bedrag boven de grens moet worden terugbetaald. Dat risico is reëel, zeker wanneer meerdere subsidies worden aangevraagd of wanneer verschillende afdelingen binnen een organisatie regelingen benutten.
Ook bij onjuist stapelen van subsidies kan steun vervallen. Dit betekent niet dat je al je de-minimisrechten kwijtraakt, maar wel dat het onterecht ontvangen deel moet worden gecorrigeerd.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Door het online de-minimisregister worden subsidieverleners kritischer in hun toetsing. Afwijkingen, onduidelijkheden of ontbrekende informatie kunnen leiden tot vertraging of afwijzing van aanvragen. Juist daarom is het belangrijk om vooraf inzicht te hebben in de beschikbare de-minimisruimte en dit goed vast te leggen.
De de-minimisregeling vraagt door het nieuwe register om meer aandacht en structuur. Een kloppende administratie en een goed overzicht van het verleden zijn belangrijker dan ooit.
Wil je zeker weten dat jouw organisatie binnen de grenzen blijft en geen kansen laat liggen? OAZ ondersteunt bij het inzichtelijk maken van de de-minimispositie, het aanvragen van subsidies en het voeren van een correcte administratie. Neem gerust contact met ons op via ons contactformulier, we denken graag met je mee en nemen het werk waar nodig uit handen.
