De 5 belangrijkste aandachtspunten voor je aanvraag Compensatie Transitievergoeding

De aanvraag voor Compensatie Transitievergoeding is een flinke klus. Er wordt om behoorlijk wat administratieve onderbouwing gevraagd en er zijn belangrijke uitzonderingen waar je rekening mee moet houden. OAZ heeft dit jaar ruim 470 aanvragen Compensatie Transitievergoeding ingediend. Vanuit onze ervaring delen we graag met jou de vijf belangrijkste aandachtspunten voor de aanvraag.

1. De aanvraagtermijn – wees op tijd!

Tot 1 oktober had je als werkgever de mogelijkheid om compensatie aan te vragen voor dossiers waarvan de transitievergoeding tussen 1 juli 2015 en 1 april 2020 zijn betaald. Het indienen van een aanvraag voor deze oude dossiers is nu dus niet meer mogelijk. Is er na 1 april een dienstverband van een langdurig arbeidsongeschikte medewerker beëindigd en is hier sprake van een transitievergoeding? Dan geldt een termijn van zes maanden om een aanvraag Compensatie Transitievergoeding bij het UWV in te dienen.

Hier geldt de voorwaarde dat de betreffende medewerker het einde van de wachttijd moet hebben bereikt. Daarmee wordt het einde van de 104 weken ziekte, eventueel verlengd met de periode van loonsanctie bedoeld. Van een loonsanctie is sprake als er onvoldoende re-integratie-inspanningen zijn gedaan door de werkgever, ook wel loondoorbetalingsverplichting genoemd.

De aanvraagtermijn van zes maanden geldt ook voor dossiers waarbij het einde van de wachttijd vóór 1 april ligt, maar het dienstverband na 1 april is beëindigd en een transitievergoeding is betaald.

Houd de aanvraagtermijn dus goed in de gaten, want te laat is écht te laat!

2. De vaststellingsovereenkomst

Wanneer een arbeidsovereenkomst niet van rechtswege wordt beëindigd moet de werkgever een document verstrekken om in aanmerking te komen voor de Compensatie Transitievergoeding. Uit dit document moet blijken dat de arbeidsovereenkomst is beëindigd vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid.

In de praktijk zien wij dat in de meeste gevallen de beëindiging van de arbeidsovereenkomst via een vaststellingsovereenkomst (VSO) wordt gesloten. Deze beëindigingsovereenkomst wordt gebruikt om vast te leggen dat de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden wordt beëindigd vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid.

Maak je bij de aanvraag gebruik van een VSO, zorg er dan voor dat de reden van beëindiging en het wederzijdse goedvinden hier duidelijk in naar voren komt. Is dit niet het geval dan kan het UWV je aanvraag afwijzen.

Controleer altijd goed dat de nodige documentatie met het bewijs van langdurige arbeidsongeschiktheid compleet is. Dit is noodzakelijk om een aanvraag Compensatie Transitievergoeding toegekend te kunnen krijgen.

3. Berekening Compensatie Transitievergoeding

Beëindig je het dienstverband met een langdurig arbeidsongeschikte medewerker middels een VSO, dan ben je als werkgever niet verplicht om een transitievergoeding te betalen. In de praktijk zien we echter vaak dat werkgevers in overeenstemming met de medewerker alsnog een bedrag aan transitievergoeding uitkeren. De werkgever en werknemer kunnen onderling een bedrag afspreken wat in deze situatie hoger of lager is dan het wettelijk vastgestelde bedrag voor transitievergoeding.

Om compensatie aan te vragen voor het deel van de uitgekeerde vergoeding waar je als werkgever recht op hebt is een berekening nodig als bewijsstuk voor het UWV. Hieruit moet blijken hoe de betaalde transitievergoeding tot stand is gekomen. Spreek je met je medewerker een lagere transitievergoeding af dan in de wet staat? Dan zal de compensatie nooit meer bedragen dan het bedrag dat onderling is afgesproken.

Er zijn een aantal onderdelen die niet gecompenseerd worden via de regeling:

  • De opgebouwde transitievergoeding over de periode van loonsanctie;
  • De opgebouwde transitievergoeding over de periode dat een dienstverband ‘slapend’ is gehouden.

Om de compensatie te ontvangen waar je als werkgever recht op hebt is het belangrijk om een juiste opbouw van de berekening aan te kunnen tonen. Doe je dit niet, dan kan de aanvraag worden afgewezen.

4. Dossiers op orde

Een aanvraag voor Compensatie Transitievergoeding dien je in via het werkgeversportaal van het UWV. Hier wordt om behoorlijk wat gegevens over de medewerker die uit dienst is gegaan gevraagd. Denk hierbij aan de duur van de arbeidsovereenkomst, wanneer de medewerker ziek is geworden en de hoogte van de transitievergoeding.

Daarnaast vraagt het UWV om documentatie, zoals: bewijs van einde dienstverband (bijvoorbeeld de VSO), betaalbewijs van de transitievergoeding en minimaal twee loonstroken. Er zijn enkele uitzonderingen in de hoeveelheid documentatie die het UWV vereist bij de aanvraag. Heb je bijvoorbeeld onregelmatigheidstoeslag, winstuitkering of bonussen uitbetaald, dan wordt gevraag om een grotere hoeveelheid aan loonstroken.

Het verzamelen en onderbouwen van de aanvraag is in veel gevallen een behoorlijk complexe en administratieve last. Dit is vooral het geval bij dossiers van (ex-)werknemers waar het dienstverband slapend wordt gehouden.

Zorg er voor dat je dossiers voor de compensatieaanvraag op orde zijn en voldoende administratief zijn onderbouwd.

5. Bijzondere situaties bij de aanvraag

Bij het uitbetalen van de transitievergoeding mogen sommige kosten in mindering worden gebracht op de te betalen transitievergoeding aan de langdurig arbeidsongeschikte medewerkers. Het gaat hier om transitiekosten en inzetbaarheidskosten:

  • Transitiekosten: kosten die de werkgever maakt met het oog op de transitie van de werknemer naar een andere werkgever. Denk aan scholing of outplacement om zo de langdurig zieke medewerker naar ander werk te begeleiden.
  • Inzetbaarheidskosten: gemaakte kosten die erop gericht zijn om de werknemer breder inzetbaar te maken op de arbeidsmarkt.

Zijn deze kosten gemaakt in een periode van vijf jaar voorafgaand aan de dag waarop de transitie verschuldigd is, dan mogen deze op de transitievergoeding in mindering worden gebracht. Bij de aanvraag voor Compensatie Transitievergoeding is dan een bewijsstuk nodig waarop de medewerker instemt tot een verlaging van de transitievergoeding als gevolg van deze eerder gemaakte kosten.

Houd de uitzonderingen in beeld! Een deel van de kosten die je als werkgever maakt voor de re-integratie van een medewerker kun je in mindering brengen op de transitievergoeding.

Aanvraag Compensatie Transitievergoeding indienen?

Heb je zelf een vraagstuk over deze regeling of ben je op zoek naar ondersteuning? Neem dan gerust contact op met Jowana Metikoš via info@oaz.nl of bel 088 5600 700.