In week 88 krijgt een langdurig zieke medewerker een brief van het UWV. De WIA-aanvraag komt eraan. Als werkgever heb je een belangrijke rol, ook al vraagt de medewerker zelf de uitkering aan. Tijdig indienen is belangrijk, want te laat indienen betekent doorlopende loondoorbetaling. We leggen uit wanneer je de WIA moet aanvragen en wat jouw rol daarin is.
De rol van de werkgever bij een WIA-aanvraag
De medewerker vraagt zelf de WIA-uitkering aan bij het UWV, niet de werkgever. Toch heb je als werkgever een belangrijke rol. Zonder jouw medewerking lukt de aanvraag niet. Het UWV wil namelijk het complete re-integratiedossier zien. Dat dossier bouw jij op tijdens de twee ziektejaren.
Wat moet er in het dossier zitten? De probleemanalyse van de bedrijfsarts, het Plan van Aanpak, alle re-integratie-inspanningen die je hebt ondernomen en de voortgangsrapportages. Kortom: alles wat aantoont dat je hebt geprobeerd de medewerker terug te laten keren naar werk. Heb je geen compleet dossier? Dan kan het UWV een loonsanctie opleggen, waardoor jij het loon langer moet doorbetalen.
Zorg daarom dat je re-integratiedossier op orde is. Begin hier niet pas mee in week 88, maar houd vanaf dag één van de ziekmelding alles bij. Dit bespaart stress en voorkomt dat je achter de feiten aanloopt.
Wanneer WIA aanvragen?
In ziekteweek 88 krijgt de medewerker een brief van het UWV. Daarin staat dat de WIA-aanvraag kan worden ingediend. Vaak krijg je als werkgever een kopie. De brief vermeldt ook de deadline: uiterlijk in ziekteweek 93 moet de aanvraag binnen zijn. Dat is één jaar en negen maanden na de eerste ziektedag.
De deadline is belangrijk omdat na 104 weken (twee jaar) ziekte de loondoorbetalingsplicht eindigt en de WIA-uitkering het overneemt. Het UWV heeft tijd nodig om de aanvraag te beoordelen. Door in week 93 aan te vragen, kan het UWV de beoordeling afronden voordat week 104 aanbreekt.
Wat gebeurt er bij een te late aanvraag? Dan loopt de loondoorbetalingsplicht door totdat de aanvraag alsnog is ingediend en goedgekeurd. Dit kan je als werkgever duizenden euro’s extra kosten. Zorg er dus voor dat de medewerker tijdig aanvraagt. Stuur desnoods een vriendelijke herinnering als je merkt dat week 93 nadert en de aanvraag nog niet is ingediend.
Wanneer krijg je WIA-uitkering?
Wat gebeurt er in die tussentijd? Als de aanvraag tijdig is ingediend (week 93) maar de beschikking er nog niet is in week 104, krijgt de medewerker een voorschot. Het UWV belt de medewerker ongeveer twee weken voor week 104 om dit aan te bieden. Het voorschot is een schatting van de uiteindelijke uitkering en wordt later verrekend met de definitieve WIA-uitkering.
Voor werkgevers die eigenrisicodrager zijn voor de WGA heeft dit gevolgen. Je bent dan zelf verantwoordelijk voor de uitbetaling en moet de voorschotten en later de definitieve uitkering zelf betalen. Publiek verzekerde werkgevers merken er minder van, maar ook voor hen geldt: hoe sneller de definitieve beschikking, hoe sneller er duidelijkheid is over de toekomstige Whk-premie.
WIA aanvragen voor medewerker: stappenplan
Stap 1: week 88
Controleer of je het re-integratiedossier compleet hebt en dat de medewerker het dossier heeft ontvangen van de bedrijfsarts. Zorg dat alle documenten op orde zijn en bespreek met de medewerker dat de WIA-aanvraag eraan komt.
Stap 2: voor week 93
De medewerker dient de aanvraag in via het UWV, onderdeel daarvan is het medisch dossier dat de medewerker van de bedrijfsarts ontvangt. Lever alle gevraagde documenten aan zoals het Plan van Aanpak en re-integratierapportages.
Stap 3: na de aanvraag
Het UWV plant gesprekken met de medewerker. Blijf beschikbaar voor eventuele aanvullende vragen of documenten.
Stap 4: week 104
Als de beschikking er nog niet is, regelt het UWV een voorschot voor de medewerker. Als er geen loonsanctie loopt, stopt jouw loondoorbetalingsplicht na 104 weken.
Stap 5: na de beschikking
Controleer of de WIA-toekenning correct is. Bij een WGA-uitkering wordt dit twee jaar later aan jou doorbelast via de Whk-premie. Bij een IVA-uitkering niet.
Mis de deadline niet en bespaar kosten
Wanneer je de WIA moet aanvragen is helder: de medewerker dient de aanvraag in tussen week 88 en uiterlijk week 93. Jouw rol als werkgever is het aanleveren van een compleet re-integratiedossier. Te laat indienen betekent doorlopende loondoorbetaling en onnodige kosten.
Bij OAZ zien we regelmatig dat werkgevers het re-integratiedossier niet op orde hebben of te laat beginnen met verzamelen van documenten. Dit leidt tot vertraging in de WIA-aanvraag en extra kosten. Zorg dat je vanaf dag één van de ziekmelding alles goed bijhoudt. Heb je vragen over de WIA-aanvraag of wil je weten of jouw re-integratiedossier compleet is? Onze HR specialisten helpen je graag met een check van je verzuimdossiers.
