Mogelijk zijn er dit jaar medewerkers gestart met een MBO- of Hbo-opleiding in jouw organisatie. Vaak kun je daarvoor subsidie krijgen. Maar om aanspraak te maken op deze gelden, dien je jouw activiteiten meestal administratief te verantwoorden. Onze specialist Suzie geeft je 3 tips voor de perfecte administratie.
Opleidingssubsidies
Hieronder geven we een aantal voorbeelden van beschikbare subsidies en financiële voordelen.
Hoewel de regelingen verschillen in deadlines, administratievereisten en subsidieverstrekkers, zijn er ook grote overeenkomsten. Het doel van een goede administratie is om met minimale inspanning zoveel mogelijk subsidie te ontvangen en geen financiële voordelen mis te lopen waar je recht op hebt. We geven je hiervoor 3 tips.
Tip 1. Een compleet leerlingenoverzicht
Biedt jouw organisatie jaarlijks een groot aantal leer-werkplekken? Loop geen subsidie mis en zorg ervoor dat je op ieder moment inzichtelijk kan krijgen welke medewerker welke opleiding volgt en wanneer. Wie voldoet aan de voorwaarden van de regeling? En hoe veel subsidie mag je aanvragen voor een specifieke leerling? Een goed ingericht en gevuld leermanagementsysteem (LMS) kan jou hierbij veel uitzoekwerk uit handen nemen.
Geen LMS? Denk dan eens na over een manier waarop je medewerkers in opleiding kunt registreren in de bestaande personeelsadministratie. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om dit uit de functietitel te laten blijken. Of je geeft leerlingen een tag in het systeem, waardoor er met een paar drukken op de knop een overzicht met actieve leerlingen kan worden uitgedraaid.
Tip 2. Toets documenten tijdig aan de subsidievoorwaarden
Verdiep je daarnaast in de vereisten van de subsidies die op jouw organisatie van toepassing zijn. Voor veel regelingen geldt dat je de subsidie aanvraagt en verantwoord nadat de leerling al ruimschoots gestart is met de opleiding of de opleiding zelfs al heeft afgerond. Zorg ervoor dat je de documenten, die aan het begin en gedurende de opleiding worden opgesteld, direct toetst aan de voorwaarden van de subsidieregeling(en) en compleet toevoegt aan jouw administratie.
De ervaring van onze specialisten is dat het opvragen of corrigeren van documenten met terugwerkende kracht altijd meer tijd kost dan wanneer je dit meteen doet.
Een belangrijk document voor de hierboven genoemde regelingen is de overeenkomst voor de opleiding tussen de leerling, opleider en werkgever, ofwel de Praktijkovereenkomst (POK) of Beroepspraktijkvormingsovereenkomst (BPVO). Het ontbreken van dit document of een incomplete variant kan ervoor zorgen dat je voor een specifieke leerling geen subsidie zult ontvangen.
Tip 3. Integreer archiveren in jouw HR-processen
Veel verstrekkers van opleidingssubsidies vragen om een prestatieverantwoording. Ze willen zien of de opleiding daadwerkelijk gevolgd is. Vaak kun je hieraan voldoen met bestaande documenten zoals diploma’s, verslagen, certificaten, presentielijsten en bewijzen van de beëindiging van de opleiding. Integreer het archiveren van deze documenten in jouw HR-processen. Ook hierbij kan een LMS je goed van dienst zijn, waarin het soms ook mogelijk is de leerlingen hiervoor zelf verantwoordelijk te maken.
Meer tips ontvangen?
Vond je dit interessant? Schrijf je dan in voor onze maandelijkse nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen rondom opleidingssubsidies en andere voordelen.
Heb je nog vragen over dit bericht? Neem dan contact om met Suzie Rohling of een van onze andere HR specialisten via info@oaz.nl of bel 088 5600 700.
