De regeling Inrichten Opleidingsstructuur Helpenden, Verzorgenden en Verpleegkundigen (IOHVV) is bedoeld voor samenwerkingsverbanden. Dat betekent dat meerdere organisaties samen een subsidieaanvraag indienen én gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het project. Met alleen een goed projectplan ben je er nog niet helemaal. Heldere afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en de verdeling van de subsidie vormen de basis voor een succesvolle aanvraag én uitvoering.
Maak vooraf duidelijke afspraken
Binnen een samenwerkingsverband heeft iedere organisatie een eigen rol. Het is alleen wel belangrijk dat vooraf gezamenlijk wordt vastgelegd hoe de samenwerking eruitziet.
Denk hierbij aan afspraken over bijvoorbeeld de:
- inzet van medewerkers en projecturen;
- gehanteerde uurtarieven;
- verdeling van de subsidiegelden;
- planning van activiteiten;
- projectadministratie en verantwoording.
Als je deze afspraken vooraf vastlegt, weten alle partijen waar ze aan toe zijn en voorkom je onduidelijkheid tijdens het project.
De rol van de penvoerder
Binnen ieder samenwerkingsverband is één organisatie de penvoerder. Deze organisatie dient de subsidieaanvraag in en is gedurende het hele traject het aanspreekpunt voor DUS-I.
De verantwoordelijkheid van de penvoerder stopt echter niet na de aanvraag. Ook tijdens de uitvoering, de verantwoording en de subsidievaststelling speelt de penvoerder een centrale rol. Dat brengt extra verantwoordelijkheden én risico’s met zich mee.
Wat gebeurt er als…
…één partner afspraken niet nakomt?
Een samenwerkingsverband is afhankelijk van alle betrokken organisaties. Wanneer één partner informatie te laat aanlevert of gemaakte afspraken niet nakomt, kan dit gevolgen hebben voor het hele project. Denk bijvoorbeeld aan vertraging tijdens de uitvoering, aanvullende vragen van DUS-I of extra werkzaamheden om de administratie compleet te krijgen. In sommige gevallen kan dit ook gevolgen hebben voor de subsidievaststelling.
…de subsidie (gedeeltelijk) wordt teruggevorderd?
De penvoerder is verantwoordelijk voor het volledige subsidietraject. Wanneer DUS-I besluit (een deel van) de subsidie terug te vorderen, gebeurt dit richting de penvoerder. Het kan vervolgens lastig zijn om deze kosten te verhalen op andere partners binnen het samenwerkingsverband. Het is daarom juist belangrijk om vooraf heldere afspraken te maken over verantwoordelijkheden, financiële risico’s en de verdeling van de subsidie.
Denk ook na over de planning
Een aandachtspunt dat vaak wordt onderschat, is de doorlooptijd van de subsidieaanvraag. De subsidie wordt namelijk niet met terugwerkende kracht verleend. Wanneer DUS-I aanvullende vragen stelt, kan het langer duren voordat de verleningsbeschikking wordt afgegeven. Activiteiten die vóór de afgifte van deze beschikking plaatsvinden, zijn dan voor rekening van het samenwerkingsverband. Het kan dus verstandig zijn om activiteiten met de hoogste kosten zoveel mogelijk later in de projectplanning op te nemen. Zo beperk je financiële risico’s wanneer de beoordeling langer duurt dan verwacht.
Een goede voorbereiding voorkomt verrassingen
Een succesvolle IOHVV-aanvraag begint dus niet bij het invullen van het aanvraagformulier, maar bij een sterk samenwerkingsverband. Door vooraf afspraken te maken over rollen, verantwoordelijkheden, financiën en de uitvoering, vergroot je de kans op een soepel project én een succesvolle subsidievaststelling.
Bij OAZ ondersteunen we samenwerkingsverbanden tijdens het hele traject: van de subsidieaanvraag en projectadministratie tot de verantwoording. Zo weet iedere partner waar deze aan toe is en kun je je richten op een succesvolle uitvoering van het project.
Benieuwd hoe jouw samenwerkingsverband zich goed kan voorbereiden op een IOHVV-aanvraag? Neem gerust contact op via ons contactformulier of bel direct 088 5600 700. We denken graag met je mee!
