Hoe bereid je jouw organisatie voor op een controle van je subsidieaanvraag? Een steekproefcontrole van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (hierna: RVO) is een vast onderdeel van de subsidieregeling Praktijkleren. Elk jaar selecteert de RVO een groep werkgevers om te controleren of de subsidie terecht en correct is aangevraagd.
Voor HR-professionals roept zo’n controle vaak vragen op: Wanneer gebeurt dit? Wat wordt er gecontroleerd? En wat wordt er van jou verwacht? In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe de steekproefcontrole Praktijkleren verloopt en hoe OAZ je hierbij ondersteunt.
Wanneer kun je een steekproefcontrole Praktijkleren verwachten?
De steekproefcontrole Praktijkleren vindt plaats in een vaste periode van het jaar, volgend op het afgesloten schooljaar. De controles voor aanvragen over het schooljaar 2024-2025 vinden plaats in de periode van januari tot en met oktober 2026.
Belangrijk detail: de RVO benadert altijd de contactpersoon die bij de aanvraag is vermeld. Dat is meestal iemand vanuit de HR-afdeling.
Aankondiging en selectie van leerlingendossiers
De RVO neemt eerst telefonisch contact op om een afspraak te maken voor de controle op locatie. Vervolgens wordt de aankondigingsbrief door de RVO geüpload in het aanvraagportaal Praktijkleren. In deze brief staat vermeld dat jouw organisatie is geselecteerd voor een steekproefcontrole. Daarin wordt duidelijk:
- welke leerlingendossiers onderdeel zijn van de steekproef;
- en hoeveel dossiers gecontroleerd worden.
Gemiddeld gaat het om circa 20 leerlingendossiers per controle.
Voorbereiding op de controle
Na de aankondiging volgt de voorbereidingsfase. In deze fase worden de leerlingdossiers die in de steekproef zijn opgenomen verzameld en gecontroleerd. Het gaat hierbij onder andere om:
- praktijkovereenkomsten (POK’s)
- begeleidings- en voortgangsverslagen
- aanwezigheidsadministratie, zoals roosters
- overzicht van het aantal begeleidingsweken
Het is belangrijk dat deze documenten volledig, consistent en onderling logisch zijn. Afwijkingen of onvolledigheden kunnen tijdens de controle leiden tot aanvullende vragen of correcties.
Hoe verloopt de steekproefcontrole Praktijkleren?
De controle zelf bestaat uit meerdere onderdelen en vindt meestal op locatie plaats.
1. Gesprek over de begeleiding
De controle start met een mondeling gesprek. Hierbij licht de organisatie toe:
- hoe de praktijkbegeleiding is ingericht;
- hoeveel leerlingen er zijn;
- hoe de begeleiding in de praktijk wordt uitgevoerd.
2. Controle van de documenten
Na het gesprek volgt de documentcontrole. Daarbij bekijkt de RVO-controleur de geselecteerde leerlingendossiers in detail. Er wordt onder andere gekeken naar:
- of alle verplichte documenten aanwezig zijn;
- of de POK correct en volledig is ingevuld;
- of begeleidingsverslagen voldoen aan de eisen;
- of roosters en aanwezigheid aansluiten op het opgegeven aantal weken.
De RVO controleert de roosters en aanwezigheid vaak week voor week. Bij afwijkingen kan worden vastgesteld dat er minder weken begeleiding zijn geweest dan waarvoor subsidie is ontvangen. Wanneer documenten ontbreken of onvoldoende zijn onderbouwd, kan de RVO om aanvullende informatie vragen of een uitbreiding van de controle uitvoeren. De RVO vraagt de organisatie dan om extra dossiers aan te leveren voor de controle.
Veelvoorkomende afwijkingen
In controles worden soms afwijkingen geconstateerd. Veelvoorkomende oorzaken zijn:
- afwijkingen in het aantal begeleidingsweken
- onvolledige of kwalitatief onvoldoende verslagen
- onvoldoende onderbouwing van aanwezigheid of roosters
Wanneer al tijdens de controle een afwijking in het aantal weken wordt vastgesteld, maakt dit direct onderdeel uit van het terug te betalen bedrag. Eventuele aanvullende afwijkingen kunnen daar nog bovenop komen. Na afloop van de steekproefcontrole ontvangt de organisatie via het RVO-portaal een controleverslag. De organisatie heeft twee weken de tijd om hierop te reageren. Daarna volgt een officieel terugvorderingsbesluit van de RVO.
De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het voldoen van de terugbetaling aan de RVO, op basis van het terugvorderingsbesluit. De subsidiegelden zijn namelijk al in december van het vorige jaar uitbetaald, de RVO verrekent dit dus niet met uit te betalen subsidiegelden. Na afronding van dit proces is de controle definitief afgerond.
Wat betekent de steekproefcontrole Praktijkleren voor de HR-professional?
Voor HR-professionals betekent een steekproefcontrole vooral dat een goede administratie essentieel is. Dossiers die tijdens het schooljaar zorgvuldig zijn opgebouwd, zorgen voor rust tijdens de controle.
In de praktijk ervaren veel organisaties na afloop vooral opluchting: de controle is intensief, maar overzichtelijk wanneer de documentatie op orde is en duidelijk kan worden toegelicht hoe de praktijkbegeleiding is ingericht.
Begeleiding bij de steekproef Praktijkleren?
OAZ neemt de aanvraag, verantwoording en het controletraject bij een steekproef Praktijkleren voor je uit handen. Onze specialisten bereiden de Praktijkleren-dossiers voor, onderhouden het contact met de RVO en begeleiden de inhoudelijke dossiercontrole op locatie. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking via ons contactformulier of bel direct 088 5600 700.
