Veel subsidieregelingen vragen uiteindelijk om een accountantscontrole. Toch ontstaan de meeste problemen niet tijdens die controle, maar al veel eerder in het traject. We zien vaak dat organisaties pas richting de verantwoordingsdeadline nadenken over hun administratie of de accountant inschakelen. Hierdoor ontbreken vaak bewijsstukken, ontstaan (interpretatie)vragen of is er simpelweg onvoldoende tijd om alles zorgvuldig af te ronden.
Welke valkuilen komen we het vaakst tegen? We zetten ze voor je op een rij!
1. De accountant pas betrekken als de verantwoording bijna klaar is
Een veelgemaakte fout is dat de accountant pas wordt ingeschakeld wanneer de subsidieverantwoording eigenlijk al gereed is. Juist dan komen vaak nog vragen naar voren over de inrichting van de administratie of de onderbouwing van gemaakte kosten.
Als je de accountant al vroeg bij het project betrekt, kun je samen afspraken maken over de manier waarop uren, kosten en bewijsstukken worden vastgelegd. Zo weet je vooraf welke informatie nodig is en voorkom je verrassingen tijdens de controle.
Bovendien kan de accountant de controle tijdig opnemen in de planning. Zeker in de periode van mei tot en met juni, wanneer veel accountants druk zijn met jaarcontroles én subsidiecontroles, is dat geen overbodige luxe.
2. Pas aan het einde beginnen met de administratie
Veel organisaties wachten met het vastleggen van uren en bewijsstukken totdat de subsidie definitief is verleend. In de praktijk kan daar maanden tussen zitten. Tegen die tijd zijn de werkzaamheden, uren of andere onderbouwing vaak niet meer volledig te reconstrueren. Daardoor kunnen subsidiabele kosten buiten de verantwoording vallen.
Door vanaf de start van het project op een eenvoudige manier uren, activiteiten en voortgang vast te leggen, voorkom je dat waardevolle informatie verloren gaat en ben je goed voorbereid op de subsidieverantwoording.
3. De planning onderschatten
Bij subsidieverantwoording zijn vaak meerdere partijen betrokken: de organisatie zelf, de accountant, de subsidieadviseur en soms ook de subsidieverstrekker.
Veel verantwoordingsdeadlines vallen in dezelfde periode. Daardoor ontstaat er al snel een piek in werkzaamheden. Wanneer er vooraf geen gezamenlijke planning is gemaakt, kan vertraging ontstaan doordat stukken later worden aangeleverd of de accountantscontrole pas laat kan starten. Voorkom daarom onnodige tijdsdruk richting de deadline door een realistische planning te maken waarbij ruimte is voor vragen en eventuele aanvullingen.
4. Interpretatievragen pas tijdens de accountantscontrole bespreken
Niet iedere subsidieregeling laat zich eenvoudig uitleggen. Regelmatig ontstaan tijdens de accountantscontrole nog vragen over de interpretatie van voorwaarden of de onderbouwing van kosten.
Bij regelingen zoals SO-MSZ zien we bijvoorbeeld regelmatig vragen over de onderbouwing van interne kosten of de verdeling van kosten over verschillende subsidiejaren. Wanneer deze vragen pas tijdens de controle naar voren komen, moeten de organisatie, accountant, subsidieadviseur en soms ook de subsidieverstrekker nog met elkaar afstemmen. Dat kost tijd en kan de planning onder druk zetten.
Door mogelijke interpretatievragen al tijdens de uitvoering van het project te bespreken, voorkom je veel herstelwerk achteraf.
5. Denken dat de accountant alle antwoorden heeft
Een misverstand dat we regelmatig tegenkomen, is dat de accountant bepaalt hoe een subsidieregeling moet worden uitgelegd. In werkelijkheid hebben de accountant en de subsidieadviseur ieder een eigen rol.
De accountant controleert namens de subsidieverstrekker of de verantwoording voldoende is onderbouwd en voldoet aan het controleprotocol. De subsidieadviseur ondersteunt juist bij de inrichting van de administratie, denkt mee over de interpretatie van de regeling en onderhoudt waar nodig contact met de subsidieverstrekker. Juist de samenwerking tussen deze partijen zorgt voor een soepel verantwoordingsproces.
Tip!
Zie de accountant niet als eindcontrole, maar als sparringpartner. Door vroeg samen te werken met zowel je accountant als je subsidieadviseur voorkom je veel vragen aan het einde van het traject.
Een goede subsidieverantwoording begint al bij de aanvraag
Een succesvolle subsidieverantwoording begint niet pas wanneer de accountantscontrole start. Tijdens de aanvraag en de uitvoering van een project leg je namelijk al de basis voor een volledige en controleerbare administratie. Door vanaf het begin na te denken over de manier waarop uren, kosten en activiteiten worden vastgelegd én tijdig af te stemmen met zowel de accountant als de subsidieadviseur, voorkom je veel vragen en vertraging aan het einde van het traject.
OAZ ondersteunt organisaties gedurende het hele subsidietraject. Van de aanvraag en projectadministratie tot de afstemming met de accountant en de uiteindelijke verantwoording. Zo ben je goed voorbereid wanneer de accountantscontrole begint.
Meer weten over subsidieverantwoording binnen de zorg?
Benieuwd hoe je jouw administratie goed inricht en verrassingen tijdens de accountantscontrole voorkomt? Neem vrijblijvend contact op met één van onze specialisten via het contactformulier, bel 088 5600 700 of ontdek welke andere kansen er zijn binnen de zorg.
